سوالات متداول

واسط نوتک نرم‌افزاری است که صورتحساب‌های فروش شما را می‌سازد، کنترل می‌کند و با کلید امضای خود شرکت به سامانهٔ مؤدیان می‌فرستد.

• تعریف شرکت و کلید امضا، خریداران و کالاها
• صدور صورتحساب اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش در همهٔ الگوها
• ورود گروهی از اکسل، گزارش‌ها، مغایرت‌گیری و انبار

هر چیزی تا وقتی شما «ارسال به سامانه» را نزنید فقط پیش‌نویس است.

به همین ترتیب جلو بروید؛ هر مرحله پیش‌نیاز مرحلهٔ بعد است:

1. شرکت‌ها و اتصال: نام شرکت، شناسهٔ یکتای حافظه، شمارهٔ اقتصادی و کلید امضا را وارد کنید و «تست اتصال به سامانه» را بزنید.
2. خریداران: خریداران نوع اول را ثبت کنید (یا از اکسل وارد کنید).
3. کالا و خدمات: شناسهٔ ۱۳ رقمی، واحد و نرخ مالیات هر کالا را ثبت کنید.
4. صورتحساب جدید: صورتحساب را بسازید، پیش‌نویس کنید و بعد ارسال کنید.

برای اولین بار پیشنهاد می‌کنیم محیط شرکت را «آزمایشی» بگذارید و یک صورتحساب امتحانی بفرستید.

• آزمایشی: صورتحساب به محیط تست سامانه می‌رود و اثر مالیاتی ندارد. برای یادگرفتن و آزمودن تنظیمات مناسب است.
• اصلی (ثبت رسمی): صورتحساب واقعاً در پروندهٔ مالیاتی شما ثبت می‌شود.

محیط را در صفحهٔ ویرایش شرکت (بخش تنظیمات ارسال) عوض کنید. قبل از رفتن به محیط اصلی، «سریال بعدی» را هم بررسی کنید.

خیر. پیش‌نویس، ورود از اکسل، ربات بله و الگوی اکسل دلخواه فقط پیش‌نویس می‌سازند. ارسال فقط وقتی انجام می‌شود که خودتان در صفحهٔ صورتحساب یا فهرست، «ارسال به سامانه» را بزنید و تأیید کنید.

فایل‌های کلید و گذرواژهٔ آن رمزنگاری‌شده و بیرون از بخش عمومی سایت نگهداری می‌شوند و فقط برای امضای صورتحساب‌های همان شرکت استفاده می‌شوند.

• کلید خصوصی را هرگز برای کسی (حتی پشتیبانی) نفرستید؛ پشتیبانی هیچ‌وقت آن را از شما نمی‌خواهد.
• به همکاران فقط نقش لازم را بدهید (مشاهده‌گر، تنظیم‌کننده یا تأییدکننده).

1. از منوی «پشتیبانی»، ثبت تیکت جدید را بزنید.
2. موضوع را انتخاب کنید؛ اگر نمی‌دانید، «نمی‌دانم / سؤال عمومی» را بزنید.
3. سؤال را با جزئیات بنویسید و اگر پیام خطا دیدید، تصویر صفحه را پیوست کنید.

پاسخ در همان تیکت نمایش داده می‌شود و کنار منوی «پشتیبانی و تیکت‌ها» عدد پاسخ تازه می‌آید. برای کارهای متوقف‌شده، اولویت «فوری» را انتخاب کنید.

ثبت‌نام در حال حاضر با کد دعوت انجام می‌شود. کد را از مدیر واسط یا نمایندهٔ فروش بگیرید و در صفحهٔ ثبت‌نام وارد کنید. اگر کد ندارید، از بخش تماس با پشتیبانی درخواست کنید.

• اگر همکار (نه مدیر اصلی) هستید، از مدیر حساب بخواهید در تنظیمات حساب برایتان گذرواژهٔ تازه بسازد یا حسابتان را دوباره فعال کند.
• اگر مدیر اصلی حساب هستید، با شمارهٔ تماس پشتیبانی (در صفحهٔ پشتیبانی) تماس بگیرید تا پس از احراز هویت، دسترسی شما بازگردانده شود.

بعد از ورود، از گذرواژهٔ حساب گذرواژهٔ دلخواهتان را بگذارید.

گذرواژه باید دست‌کم ۱۲ نویسه باشد و از سه گروه از این‌ها داشته باشد: حرف کوچک انگلیسی، حرف بزرگ انگلیسی، عدد، نماد (مثل ! یا -). اگر پیام «گذرواژهٔ فعلی اشتباه است» آمد، گذرواژهٔ فعلی را دوباره و با زبان صفحه‌کلید انگلیسی وارد کنید.

این پیام برای حفاظت از حساب است و معمولاً وقتی صفحه مدت زیادی باز مانده باشد پیش می‌آید.

1. صفحه را یک‌بار تازه کنید (Refresh) و دوباره امتحان کنید.
2. اگر از چند زبانه هم‌زمان استفاده می‌کنید، فقط یکی را نگه دارید.
3. کوکی‌های مرورگر را برای این سایت مسدود نکرده باشید.

اگر باز تکرار شد، تیکت بزنید و بنویسید در کدام صفحه رخ داد.

مدیر حساب از تنظیمات حساب ← همکاران همکار می‌سازد.

• مشاهده‌گر: فقط می‌بیند؛ چیزی ثبت یا تغییر نمی‌دهد.
• تنظیم‌کننده: اطلاعات و پیش‌نویس‌ها را ثبت و ویرایش می‌کند.
• تأییدکننده: علاوه بر آن، درخواست‌های «تأیید مدیر» را تأیید می‌کند.

نقش اختصاصی هر شرکت را در «شرکت‌ها ← نقش و تأیید» تنظیم کنید.

نقش شما در این حساب یا این شرکت «مشاهده‌گر» است و فقط می‌توانید اطلاعات را ببینید. اگر باید ثبت یا ارسال کنید، از مدیر حساب بخواهید نقش شما را به «تنظیم‌کننده» یا «تأییدکننده» تغییر دهد. ثبت تیکت پشتیبانی برای همهٔ نقش‌ها آزاد است.

برای این شرکت «تأیید مدیر» فعال است؛ یعنی ارسال، اصلاح یا ابطال باید اول تأیید شود. درخواست شما در صف تأیید عملیات است. پس از تأیید مدیر یا تأییدکننده، ارسال انجام می‌شود. اگر اطلاع‌رسانی پیامکی تنظیم شده باشد، مدیر پیامک هم می‌گیرد.

این شناسه ۶ نویسه‌ای (مثل A1B2C3) را از کارپوشهٔ مؤدیان بگیرید: بخش «عضویت» ← «شناسه‌های یکتای حافظه». اگر هنوز شناسه ندارید، در همان بخش درخواست شناسهٔ جدید بدهید.
توجه: برای هر روش ارسال (مستقیم یا شرکت معتمد) شناسهٔ مخصوص همان روش لازم است؛ شناسه‌ای را وارد کنید که برای «ارسال مستقیم مؤدی» یا همان روشی که در کارپوشه انتخاب کرده‌اید صادر شده است.

شناسهٔ حافظه دقیقاً ۶ نویسهٔ انگلیسی یا عدد است. فاصله، حرف فارسی یا خط تیره نگذارید و حرف O را با عدد 0 اشتباه نگیرید. آن را از کارپوشه کپی و جای‌گذاری کنید.

برای شرکت‌ها (اشخاص حقوقی) شمارهٔ اقتصادی همان شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی است. اشخاص حقیقی شمارهٔ اقتصادی ۱۴ رقمی دارند. عدد را بدون فاصله و خط تیره وارد کنید و از درستی آن در کارپوشه مطمئن شوید.

• کلید خصوصی (private key): فایل محرمانه‌ای که صورتحساب‌ها با آن امضا می‌شوند. فقط در واسط بارگذاری می‌شود و نباید به کسی داده شود.
• کلید عمومی (public key): جفت کلید خصوصی است و در کارپوشهٔ مؤدیان ثبت می‌شود.
• CSR (درخواست گواهی): فایلی که برای گرفتن گواهی به مرکز صدور گواهی می‌دهید. CSR خودش گواهی نیست.
• گواهی امضا (.crt / .cer): فایلی که مرکز صدور گواهی در پاسخ CSR به شما می‌دهد.

در واسط: یا فقط کلید خصوصی را بارگذاری کنید (اگر کلید عمومی را در کارپوشه ثبت کرده‌اید)، یا کلید خصوصی و گواهی را با هم.

مدیر حساب از منوی ساخت کلید امضا استفاده کند:

1. نوع شخص، نام فارسی و انگلیسی شرکت، شناسهٔ ملی و ایمیل را وارد کنید و «پیش‌نمایش» بزنید.
2. اگر همهٔ ردیف‌ها «تأیید» بود، بسته را دانلود کنید. در بسته کلید خصوصی، کلید عمومی و CSR هست.
3. کلید عمومی را در کارپوشه ثبت کنید (یا CSR را برای گرفتن گواهی به مرکز صدور بدهید).
4. کلید خصوصی (و در صورت داشتن، گواهی) را در صفحهٔ شرکت بارگذاری کنید.

فایل کلید خصوصی را در جای امن نگه دارید؛ اگر گم شود باید کلید تازه بسازید.

در کارپوشهٔ مؤدیان به بخش «عضویت» ← «شناسه‌های یکتای حافظه» بروید، شناسهٔ موردنظر را انتخاب کنید و متن یا فایل کلید عمومی (همان فایل public key ساخته‌شده) را ثبت کنید. کلید عمومی باید جفت همان کلید خصوصی باشد که در واسط بارگذاری کرده‌اید؛ وگرنه پیام «توکن از سامانه دریافت نشد» می‌گیرید.

فایل CSR را اشتباهی در خانهٔ «گواهی» گذاشته‌اید. دو راه دارید:

• CSR را برای مرکز صدور گواهی بفرستید و فایل .crt یا .cer را که تحویل می‌دهد در خانهٔ گواهی بگذارید؛ یا
• خانهٔ گواهی را خالی بگذارید و فقط کلید خصوصی را بارگذاری کنید (در این روش باید کلید عمومی در کارپوشه ثبت شده باشد).

کلید عمومی در کارپوشهٔ مؤدیان ثبت می‌شود، نه در واسط. خانهٔ «گواهی» را خالی بگذارید و فقط کلید خصوصی را بارگذاری کنید؛ سپس مطمئن شوید همین کلید عمومی در کارپوشه ثبت شده است.

فایل‌ها جابه‌جا انتخاب شده‌اند. فایل کلید خصوصی (معمولاً با پسوند .key یا .pem و عبارت PRIVATE KEY) را در خانهٔ «کلید خصوصی» بگذارید و خانهٔ گواهی را فقط برای فایل .crt یا .cer استفاده کنید.

گواهی برای کلید دیگری صادر شده است. معمولاً یکی از این‌هاست:

• گواهی را از CSR دیگری گرفته‌اید (مثلاً کلید را دوباره ساخته‌اید).
• فایل کلید یا گواهی شرکت دیگری را انتخاب کرده‌اید.

همان کلید خصوصی‌ای را انتخاب کنید که CSR گواهی با آن ساخته شده بود. اگر آن کلید را ندارید، باید کلید و CSR تازه بسازید و گواهی جدید بگیرید.

• اگر فایل کلید رمز دارد، رمز آن را در خانهٔ «رمز کلید» وارد کنید.
• اگر رمز درست است و باز خوانده نمی‌شود، احتمالاً فایل اشتباه است؛ فایل باید با -----BEGIN PRIVATE KEY----- یا -----BEGIN RSA PRIVATE KEY----- شروع شود.
• اگر فایل PFX دارید، آن را در خانهٔ PFX بگذارید و رمز PFX را وارد کنید (پیام «فایل PFX باز نشد» یعنی رمز PFX اشتباه است).
• کلید باید از نوع RSA باشد؛ کلیدهای نوع دیگر پذیرفته نمی‌شوند.

بله، بررسی کنید. شناسهٔ ملی داخل گواهی باید شناسهٔ ملی همین شرکت باشد. اگر گواهی شرکت دیگری را بارگذاری کرده باشید، امضا از طرف سامانه پذیرفته نمی‌شود. «پایان اعتبار» گواهی را هم ببینید؛ گواهی منقضی باید تمدید شود.

CSR شما فیلدهایی را که مرکز صدور گواهی لازم دارد کامل ندارد. بهترین راه ساختن دوبارهٔ CSR با ساخت کلید امضا است تا همهٔ فیلدها درست پر شوند:

• نام انگلیسی کامل شرکت با پسوند [Stamp] (مثل Arya Trading Co [Stamp])
• نام فارسی کامل شرکت
• شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی و ایمیل لاتین

شمارهٔ منحصربه‌فرد مالیاتی هر صورتحساب از شناسهٔ حافظه، تاریخ و این سریال ساخته می‌شود. اگر قبلاً با همین شناسهٔ حافظه از نرم‌افزار دیگری صورتحساب فرستاده‌اید، «سریال بعدی» را بزرگ‌تر از آخرین سریال استفاده‌شده بگذارید تا شمارهٔ تکراری ساخته نشود. در غیر این صورت به آن دست نزنید.

• خوانده‌شدن کلید خصوصی (و گواهی) و جفت بودن آن‌ها
• دسترسی سرور واسط به سامانهٔ مؤدیان
• گرفتن توکن با شناسهٔ حافظه و کلید شما

اگر تست موفق بود، تنظیمات اتصال درست است. تست اتصال صورتحسابی ارسال نمی‌کند.

یعنی درخواست به سامانهٔ مؤدیان نرسید. این موارد را به ترتیب بررسی کنید:

1. اگر VPN یا فیلترشکن روشن است، خاموشش کنید؛ سامانه فقط از داخل ایران پاسخ می‌دهد.
2. چند دقیقه بعد دوباره امتحان کنید؛ گاهی خود سامانه در حال به‌روزرسانی یا شلوغ است.
3. محیط شرکت (آزمایشی / اصلی) را بررسی کنید.

اگر هنگام ارسال صورتحساب این پیام آمد و وضعیت صورتحساب «نامشخص» شد، دوباره صورتحساب نسازید؛ پاسخ پرسش «وضعیت نامشخص» را بخوانید.

سامانه کلید شما را نشناخت. معمولاً یکی از این‌هاست:

• کلید عمومی ثبت‌شده در کارپوشه، جفت همین کلید خصوصی نیست (مثلاً کلید را دوباره ساخته‌اید ولی کلید عمومی جدید را در کارپوشه ثبت نکرده‌اید).
• شناسهٔ یکتای حافظه در واسط با شناسه‌ای که کلید عمومی رویش ثبت شده فرق دارد.
• کلید عمومی تازه ثبت شده و هنوز در سامانه فعال نشده؛ کمی بعد دوباره امتحان کنید.
• محیط شرکت (آزمایشی / اصلی) با جایی که کلید را ثبت کرده‌اید یکی نیست.

سامانهٔ مؤدیان پاسخ غیرعادی داد؛ معمولاً به‌خاطر شلوغی یا به‌روزرسانی خود سامانه است و به اطلاعات شما ربطی ندارد. چند دقیقه بعد دوباره امتحان کنید. اگر هنگام ارسال بود، اول «استعلام وضعیت» بزنید. اگر بیش از یک ساعت ادامه داشت، تیکت بزنید و کد HTTP را بنویسید.

یعنی ارسال شروع شد ولی پاسخ قطعی سامانه به واسط نرسید؛ ممکن است صورتحساب ثبت شده باشد یا نه.

1. در صفحهٔ همان صورتحساب «استعلام وضعیت» را بزنید تا نتیجهٔ واقعی مشخص شود.
2. اگر استعلام هم «ارتباط برقرار نشد» داد، صبر کنید و بعداً دوباره استعلام کنید.
3. همان فروش را با صورتحساب تازه دوباره ارسال نکنید؛ ممکن است دو بار ثبت شود.

بعد از مشخص شدن نتیجه، وضعیت به «ثبت موفق» یا «رد شده» تغییر می‌کند.

سامانهٔ مؤدیان صورتحساب‌ها را در صف بررسی می‌کند و گاهی پاسخ چند دقیقه تا چند ساعت طول می‌کشد. استعلام خودکار انجام می‌شود؛ می‌توانید در فهرست صورتحساب‌ها «به‌روزرسانی وضعیت‌ها» یا در صفحهٔ صورتحساب «استعلام وضعیت» را هم بزنید. تا وقتی وضعیت مشخص نشده، صورتحساب جایگزین نفرستید.

این قفل عمدی است تا یک صورتحساب دو بار ثبت نشود. اول «استعلام وضعیت» را بزنید:

• اگر ثبت موفق شد، کاری لازم نیست؛ برای تغییر از اصلاحی یا ابطالی استفاده کنید.
• اگر رد شده شد، خطاها را اصلاح و دوباره ارسال کنید.

صورتحساب ردشده در سامانه ثبت نشده است و می‌توانید اصلاحش کنید:

1. صفحهٔ صورتحساب را باز کنید؛ در بخش «خطاهای اعلام‌شده از سامانه» دلیل رد آمده است.
2. «ویرایش» را بزنید، موارد را اصلاح کنید و دوباره ارسال کنید.

رایج‌ترین دلیل‌ها در پرسش‌های بعدی همین بخش توضیح داده شده‌اند (خریدار، شناسهٔ کالا، نرخ، تاریخ، امضا). اگر پیام خطا را متوجه نشدید، تصویرش را در تیکت بفرستید.

• شمارهٔ اقتصادی و شناسه خریدار را دوباره با مدارک او مقایسه کنید؛ در صفحهٔ خریدار دکمهٔ «استعلام» را هم بزنید.
• برای خریدار حقیقی بدون شمارهٔ اقتصادی، کد ملی و کد پستی ۱۰ رقمی را وارد کنید.
• برای خریدار حقوقی، شمارهٔ اقتصادی همان شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی است.
• نوع شخص (حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی، اتباع) باید با شناسه هم‌خوان باشد.
• اگر خریدار مصرف‌کنندهٔ نهایی است و مشخصاتش را ندارید، صورتحساب نوع دوم صادر کنید.

یکی از این حالت‌هاست:

• شناسه منقضی شده است؛ شناسهٔ معتبر تازه بگیرید.
• شناسهٔ اختصاصی شرکت دیگری است؛ شناسهٔ عمومی یا اختصاصی خودتان را استفاده کنید.
• شناسه اشتباه تایپ شده است (باید دقیقاً ۱۳ رقم باشد).

در یافتن شناسهٔ کالا شناسه را جست‌وجو کنید تا وضعیتش را ببینید. در صورت نیاز، روی سامانهٔ stuffid.tax.gov.ir شناسهٔ اختصاصی بگیرید و در کالا و خدمات جایگزین کنید.

نرخ هر شناسه در فهرست رسمی مشخص است (مثلاً ۱۰٪ یا ۰٪ برای معاف‌ها). در صفحهٔ کالا نرخ را با نرخ رسمی برابر کنید و صورتحساب را اصلاح کنید. واسط پیش از ارسال هم در پنجرهٔ «بررسی شناسه و نرخ کالا» اختلاف نرخ را نشان می‌دهد؛ آن هشدار را نادیده نگیرید.

یعنی با همین شناسهٔ حافظه قبلاً صورتحسابی با همین سریال ثبت شده است؛ معمولاً وقتی همان شناسهٔ حافظه در نرم‌افزار دیگری هم استفاده شده. در ویرایش شرکت، «سریال بعدی» را بزرگ‌تر از آخرین سریال استفاده‌شده بگذارید و صورتحساب ردشده را دوباره ارسال کنید. یک شناسهٔ حافظه را هم‌زمان در دو نرم‌افزار استفاده نکنید.

• تاریخ صدور نباید در آینده باشد.
• اگر صورتحساب دیرتر از مهلت مجاز ارسال می‌شود، در فرم صورتحساب گزینهٔ «ارسال با تأخیر» را تیک بزنید؛ وگرنه سامانه آن را رد می‌کند. (اگر مهلت نگذشته، این گزینه را نزنید.)
• تاریخ صدور نباید قبل از زمان فعال شدن شناسهٔ حافظه باشد.
• در اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش، تاریخ باید هم‌زمان یا بعد از تاریخ صورتحساب مرجع باشد.

موعدهای ارسال را می‌توانید در تقویم و موعدها تنظیم و پیگیری کنید.

یعنی کلیدی که با آن امضا شده با کلید ثبت‌شده برای این شناسهٔ حافظه نمی‌خواند:

• کلید عمومی ثبت‌شده در کارپوشه را با کلید خصوصی واسط مقایسه کنید (با «تست اتصال به سامانه»).
• اگر با گواهی کار می‌کنید، تاریخ پایان اعتبار گواهی را بررسی کنید.
• مطمئن شوید شناسهٔ حافظه، متعلق به همین شرکت و همین کلید است.

وضعیت شناسهٔ حافظه را در کارپوشه («عضویت» ← «شناسه‌های یکتای حافظه») ببینید. اگر غیرفعال یا حذف شده، شناسهٔ فعال را در صفحهٔ شرکت وارد کنید. اگر برای روش ارسال دیگری (مثلاً شرکت معتمد) صادر شده، برای ارسال مستقیم شناسهٔ مخصوص همین روش بگیرید.

• همهٔ مبلغ‌ها به ریال و بدون اعشار باشند. اگر مبالغ شما تومان است، در ورود اکسل گزینهٔ «تومان» را بزنید.
• تخفیف هر ردیف نباید بیشتر از مبلغ همان ردیف باشد.
• در روش «نسیه» یا «نقدی/نسیه»، «مبلغ نسیه» را درست وارد کنید.

واسط جمع‌ها را خودش حساب می‌کند؛ اگر با وجود این خطا گرفتید، تصویر خطا و شمارهٔ صورتحساب را در تیکت بفرستید.

پس از ثبت موفق، صورتحساب در کارپوشهٔ خریدار هم دیده می‌شود و او می‌تواند آن را تأیید یا رد کند. با دکمهٔ «وضعیت در کارپوشه» نتیجه را ببینید. اگر خریدار رد کرده، علت را با او هماهنگ کنید و بسته به مورد، صورتحساب اصلاحی یا ابطالی صادر کنید.
توجه: در روش «فقط کلید خصوصی (بدون گواهی)» استعلام کارپوشه از داخل واسط ممکن نیست؛ وضعیت را در خود کارپوشه ببینید.

• نوع اول (با مشخصات خریدار): وقتی خریدار شناخته‌شده است (شرکت یا شخص با کد ملی یا شمارهٔ اقتصادی). خریدار باید قبلاً در خریداران ثبت شده باشد.
• نوع دوم (مصرف‌کنندهٔ نهایی): برای فروش به مصرف‌کنندهٔ نهایی که مشخصاتش لازم نیست یا در دسترس نیست.

اگر خریدار برای کسب‌وکار خود خرید می‌کند و اعتبار مالیاتی لازم دارد، نوع اول صادر کنید.

همه روی صورتحسابی صادر می‌شوند که قبلاً ثبت موفق شده است:

• اصلاحی: مقدار، مبلغ، تخفیف یا شرح اشتباه بوده؛ خریدار و کالاها همان است.
• برگشت از فروش: بخشی از کالاها برگشت خورده؛ تعداد برگشتی هر ردیف را وارد می‌کنید.
• ابطالی: کل صورتحساب باطل است؛ مثلاً خریدار اشتباه بوده، معامله انجام نشده یا همهٔ کالاها برگشت خورده.

برای تغییر خریدار یا کالا: صورتحساب مرجع را ابطال کنید و صورتحساب اصلی تازه بدهید. دکمه‌های این سه در صفحهٔ صورتحساب ثبت‌شده هستند.

اصلاحی، ابطالی و برگشت فقط روی صورتحسابی ممکن است که وضعیتش «ثبت موفق» است. اگر مرجع هنوز پیش‌نویس، رد شده یا نامشخص است:

• پیش‌نویس را خودش ویرایش کنید (اصلاحی لازم نیست).
• ردشده را اصلاح و دوباره ارسال کنید.
• برای نامشخص، اول «استعلام وضعیت» بزنید.

هر تغییر باید روی آخرین سند زنجیره انجام شود. اگر قبلاً یک اصلاحی ثبت کرده‌اید، اصلاحی بعدی را روی همان اصلاحی (نه صورتحساب اولیه) صادر کنید. آن را از فهرست صورتحساب‌ها با فیلتر «موضوع: اصلاحی» پیدا کنید.

صورتحسابی که ابطال شده دیگر اصلاح یا برگشت نمی‌پذیرد. اگر فروش واقعاً انجام شده، یک صورتحساب اصلی تازه صادر کنید.

طبق قواعد سامانه، در صورتحساب اصلاحی خریدار، شناسهٔ کالا و نرخ مالیات ثابت می‌ماند و فقط مقدار، مبلغ، تخفیف و شرح اصلاح می‌شود. اگر خریدار یا کالا اشتباه بوده، صورتحساب مرجع را ابطال کنید و صورتحساب اصلی تازه بدهید.

در هر ردیف تعداد برگشتی را وارد کنید (نه مقدار باقی‌مانده). واسط مقدار باقی‌مانده و سهم تخفیف را خودش حساب می‌کند. تعداد برگشتی نباید از تعداد فروخته‌شده بیشتر باشد. اگر همهٔ اقلام برگشت خورده، به‌جای برگشت از فروش، ابطالی صادر کنید.

صورتحسابی که ارسال شده (ثبت موفق، در انتظار یا نامشخص) حذف‌شدنی نیست، چون در سامانه سابقه دارد. برای باطل کردن آن، صورتحساب ابطالی صادر کنید. پیش‌نویس‌ها و صورتحساب‌های هرگز ارسال‌نشده را می‌توانید حذف کنید.

تاریخ و ساعت صدور باید گذشته یا همین حالا باشد. اگر تاریخ امروز را گذاشته‌اید ولی ساعت دیرتر از الان است، ساعت را اصلاح کنید. در اکسل هم تاریخ را شمسی و به شکل ۱۴۰۵/۰۷/۲۰ بنویسید.

در اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش، تاریخ صدور نباید قبل از تاریخ و ساعت صورتحساب مرجع باشد. تاریخ را برابر یا بعد از مرجع بگذارید (معمولاً تاریخ امروز).

تخفیف هر ردیف مبلغ ریالی کل تخفیف همان ردیف است، نه درصد و نه تخفیف هر واحد. مثال: ۲ عدد × ۱٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال = ۲٬۰۰۰٬۰۰۰؛ تخفیف حداکثر ۲٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال است. برای تخفیف روی کل فاکتور، ابزار «تخفیف» در بخش اقلام را استفاده کنید تا خودش بین ردیف‌ها تقسیم کند.

هر صورتحساب دست‌کم یک ردیف با تعداد بیشتر از صفر لازم دارد. ردیف‌های خالی یا با تعداد صفر را حذف کنید. تعداد اعشاری (مثل ۱٫۵ کیلوگرم) مجاز است.

برای صورتحساب نوع اول، خریدار را از فهرست انتخاب کنید. اگر خریدار در فهرست نیست، دکمهٔ «خریدار جدید همین‌جا» را بزنید. اگر خریدار مصرف‌کنندهٔ نهایی است، نوع صورتحساب را «نوع دوم» بگذارید.

فقط وقتی که مهلت مجاز ارسال این صورتحساب گذشته باشد. اگر مهلت نگذشته و این گزینه را بزنید، یا مهلت گذشته و نزنید، سامانه ممکن است صورتحساب را رد کند. اگر مطمئن نیستید، تاریخ صدور را در تقویم و موعدها ببینید یا تیکت بزنید.

• نقدی: کل مبلغ پرداخت شده است.
• نسیه: کل مبلغ بعداً پرداخت می‌شود.
• نقدی/نسیه: بخشی نقد و بخشی نسیه است؛ «مبلغ نسیه» را به ریال وارد کنید.

روش تسویه باید با واقعیت معامله یکی باشد؛ در گزارش‌ها و کارپوشهٔ خریدار هم دیده می‌شود.

الگو را بر اساس نوع فعالیت شرکت انتخاب کنید؛ بیشتر کسب‌وکارها از الگوی فروش استفاده می‌کنند. الگوهای دیگر (فروش ارز، طلا و جواهر، قرارداد پیمانکاری، قبوض خدماتی، بلیط هواپیما، صادرات، بارنامه، فرآورده‌های نفتی، بورس کالا، بیمه و فروش زنجیره) فیلدهای اختصاصی دارند که در مرحلهٔ «اطلاعات تخصصی الگو» نمایش داده می‌شوند. اگر مطمئن نیستید الگوی شما کدام است، تیکت بزنید و نوع فعالیتتان را بنویسید.

پیش از ارسال، واسط هر ردیف را با فهرست رسمی شناسه‌ها مقایسه می‌کند و عنوان رسمی، نرخ رسمی و هشدارها را نشان می‌دهد. ردیف‌ها را بخوانید:

• اگر نرخ یا شناسه اشتباه است، «بازگشت و اصلاح» را بزنید.
• اگر شرح شما فقط توضیح بیشتری از همان کالاست، تیک تأیید را بزنید و «ادامهٔ ارسال» را انتخاب کنید.

این بررسی برای جلوگیری از رد شدن صورتحساب است.

در صفحهٔ صورتحساب دکمهٔ «چاپ» را بزنید و در پنجرهٔ چاپ مرورگر، «ذخیره به‌صورت PDF» را انتخاب کنید. نشانی و تلفن شرکت که در صفحهٔ شرکت وارد کرده‌اید در سربرگ چاپ می‌آید.

در فهرست صورتحساب‌ها ردیف‌ها را تیک بزنید؛ نوار عملیات گروهی باز می‌شود:

• کنترل پیش از ارسال: بدون ارسال، خطاهای هر صورتحساب را فهرست می‌کند.
• ارسال به سامانه: صورتحساب‌های انتخابی را ارسال می‌کند.
• استعلام و حذف پیش‌نویس‌ها.

پیشنهاد: همیشه اول «کنترل پیش از ارسال» را بزنید.

هر کالا یا خدمت در صورتحساب باید شناسهٔ ۱۳ رقمی از سامانهٔ شناسهٔ کالا و خدمات (stuffid.tax.gov.ir) داشته باشد.

• در یافتن شناسهٔ کالا نام کالا را جست‌وجو کنید تا شناسه‌های مناسب پیشنهاد شود.
• اگر شناسهٔ عمومی مناسبی نبود، در سامانهٔ stuffid شناسهٔ اختصاصی برای شرکت خودتان بگیرید.
• سپس شناسه را در کالا و خدمات ثبت کنید تا در صورتحساب‌ها انتخاب شود.

• عمومی: همهٔ مؤدیان می‌توانند استفاده کنند.
• اختصاصی: برای یک شرکت مشخص صادر شده و فقط همان شرکت می‌تواند استفاده کند.

واسط هنگام ثبت کالا مشخص می‌کند شناسه عمومی است، اختصاصی خودتان است یا اختصاصی دیگران.

این شناسه را شرکت دیگری برای خودش گرفته و شما مجاز به استفاده از آن نیستید؛ سامانه صورتحساب را رد می‌کند. یک شناسهٔ عمومی مناسب پیدا کنید یا در stuffid.tax.gov.ir شناسهٔ اختصاصی خودتان را بگیرید. اگر شناسه واقعاً مال شرکت شماست ولی این پیام را می‌بینید، تیکت بزنید.

این شناسه در فهرست رسمی منقضی شده و برای صورتحساب‌های جدید پذیرفته نمی‌شود. با یافتن شناسهٔ کالا شناسهٔ معتبر جایگزین پیدا کنید و در کالای مربوط عوض کنید.

فهرست شناسه‌های داخل واسط به‌روز می‌شود ولی ممکن است هنوز همهٔ شناسه‌های کالا را نداشته باشد. این پیام یعنی واسط نتوانست شناسه را تأیید کند، نه اینکه حتماً اشتباه است:

1. شناسه را در stuffid.tax.gov.ir جست‌وجو کنید و از درستی، نرخ و اعتبارش مطمئن شوید.
2. اگر درست بود، تیک «می‌دانم؛ با همین مشخصات ثبت شود» را بزنید.

نرخ مالیات کالا باید با نرخ رسمی همان شناسه برابر باشد. نرخ را اصلاح کنید. اگر کالای شما معافیت یا نرخ خاص دارد، احتمالاً شناسهٔ دیگری مخصوص همان حالت وجود دارد؛ آن را جست‌وجو کنید.

شناسه دقیقاً ۱۳ رقم است و فاصله یا خط تیره ندارد. اگر از اکسل کپی کرده‌اید، ممکن است اکسل آن را به شکل علمی (مثل 2.33E+12) درآورده باشد؛ ستون را در اکسل از نوع Text کنید و دوباره کپی کنید.

اشکالی ندارد که شرح شما دقیق‌تر از عنوان رسمی باشد (مثلاً نام برند یا مدل). این هشدار فقط برای اطمینان است که کالای واقعی با شناسه هم‌خوان باشد. اگر کالای شما اصلاً ربطی به عنوان رسمی ندارد، شناسه را عوض کنید.

واحد باید از جدول رسمی واحدها انتخاب شود (مثل عدد، کیلوگرم، متر، ساعت، نفر-ماه). در اکسل از کد واحد یا نام دقیق واحد استفاده کنید؛ فهرست کامل در برگهٔ «کدهای واحد» قالب‌های اکسل آمده است.

• حقیقی: کد ملی ۱۰ رقمی و کد پستی ۱۰ رقمی (شمارهٔ اقتصادی ۱۴ رقمی در صورت داشتن).
• حقوقی: شمارهٔ اقتصادی (همان شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی) الزامی است؛ کد پستی هم وارد کنید.
• مشارکت مدنی: شمارهٔ اقتصادی مشارکت الزامی است.
• اتباع غیرایرانی: کد فراگیر اتباع و کد پستی.

عددها را بدون فاصله وارد کنید؛ ارقام فارسی هم پذیرفته می‌شود.

کد ملی و شناسهٔ ملی یک رقم کنترل دارند که از بقیهٔ ارقام حساب می‌شود؛ این پیام یعنی عدد اشتباه تایپ شده است. دوباره از روی کارت ملی یا روزنامهٔ رسمی وارد کنید. اگر کد ملی با صفر شروع می‌شود (مثل ۰۰۱۲۳۴۵۶۷۹)، صفرهای اول را حذف نکنید.

کد ملی ۱۰ رقمی را در خانهٔ «کد ملی / شناسهٔ ملی» بگذارید، نه در خانهٔ شمارهٔ اقتصادی. خانهٔ شمارهٔ اقتصادی برای عدد ۱۱ رقمی (شرکت‌ها) یا ۱۴ رقمی (اشخاص حقیقی دارای پرونده) است و برای خریدار حقیقی بدون شمارهٔ اقتصادی خالی می‌ماند.

• کد ۱۰ رقمی یعنی حقیقی و شناسهٔ ۱۱ رقمی یعنی حقوقی؛ نوع شخص را درست انتخاب کنید.
• برای حقوقی، شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی را در خانهٔ شمارهٔ اقتصادی هم وارد کنید.

کد پستی ۱۰ رقمی و بدون خط تیره است. برای خریداری که شمارهٔ اقتصادی ندارد، کد ملی (یا شناسهٔ ملی) و کد پستی هر دو لازم‌اند. اگر هیچ‌کدام را ندارید و خریدار مصرف‌کنندهٔ نهایی است، صورتحساب نوع دوم صادر کنید.

استعلام از سامانهٔ مؤدیان انجام می‌شود و به اتصال اینترنت و در دسترس بودن سامانه بستگی دارد. اگر پیام «ارتباط با سامانه برقرار نشد» آمد، چند دقیقه بعد دوباره امتحان کنید. نتیجهٔ استعلام فقط کمکی است؛ ثبت خریدار بدون آن هم ممکن است.

این هشدار برای جلوگیری از ثبت دوبارهٔ یک خریدار است. پیش از ذخیره، فهرست خریداران را جست‌وجو کنید. اگر دو خریدار واقعاً در یک نشانی هستند (مثلاً دو شرکت در یک ساختمان)، ثبت هر دو اشکالی ندارد. در ورود از اکسل می‌توانید تیک «ردیف‌های تکراری، اطلاعات قبلی را به‌روز کنند» را بزنید.

• ورود گروهی از اکسل: خریداران و کالاها؛ ردیف‌های مشکل‌دار را همان‌جا اصلاح می‌کنید.
• ورود صورتحساب از اکسل: تا ۲۵۰۰ صورتحساب با پیش‌نمایش.
• مرکز پردازش فایل‌ها: فایل‌های خیلی بزرگ، در پس‌زمینه.
• اکسل دلخواه: اگر فایل خروجی نرم‌افزار حسابداری‌تان ستون‌های دیگری دارد؛ یک‌بار ستون‌ها را نگاشت کنید و الگو را ذخیره کنید.

در هر بخش «دریافت قالب» را بزنید؛ راهنمای ستون‌ها داخل خود قالب است.

فایل را در اکسل باز کنید و از «Save As» نوع Excel Workbook (*.xlsx) را انتخاب کنید. فایل‌های قدیمی XLS، PDF و عکس پذیرفته نمی‌شوند. CSV با کدگذاری UTF-8 یا ویندوز (۱۲۵۶) و جداکنندهٔ ویرگول یا نقطه‌ویرگول پذیرفته می‌شود.

اطلاعات باید در برگهٔ اول فایل و زیر سطر عنوان ستون‌ها باشد. برگه‌های راهنما خوانده نمی‌شوند. اگر ردیف نمونهٔ قالب را پاک کرده‌اید ولی اطلاعات خودتان را در برگهٔ دیگری نوشته‌اید، آن را به برگهٔ اول منتقل کنید.

اکسل این ستون‌ها را عدد فرض می‌کند و صفرهای اول را حذف یا عدد بلند را گرد می‌کند. قبل از تایپ یا چسباندن:

1. ستون را انتخاب کنید ← راست‌کلیک ← Format Cells ← Text.
2. اطلاعات را دوباره وارد کنید.

کد ملی‌ای که صفر اولش افتاده (مثلاً ۱۲۳۴۵۶۷۹ به‌جای ۰۰۱۲۳۴۵۶۷۹) با خطای «کد ملی نامعتبر» رد می‌شود؛ در صفحهٔ پیش‌نمایش می‌توانید همان‌جا اصلاحش کنید.

شناسهٔ کالا در فایل ۱۳ رقم نیست یا اکسل آن را به عدد علمی تبدیل کرده است. ستون شناسه را Text کنید و شناسه‌ها را دوباره بچسبانید (پاسخ پرسش «صفر اول حذف می‌شود» را ببینید).

برای صورتحساب نوع اول، خریدار باید قبلاً در خریداران ثبت شده باشد. اول خریداران را با ورود گروهی وارد کنید، بعد فایل صورتحساب‌ها را بارگذاری کنید. شمارهٔ اقتصادی یا شناسهٔ ملی در فایل باید دقیقاً همان باشد که برای خریدار ثبت شده است.

«شمارهٔ صورتحساب» اکسل برای جلوگیری از ورود دوباره است و در هر شرکت باید یکتا باشد. اگر همان فایل را دوباره بارگذاری کرده‌اید، کاری لازم نیست؛ پیش‌نویس‌ها قبلاً ساخته شده‌اند. اگر فاکتور تازه است، شمارهٔ دیگری بدهید.

یعنی همهٔ ردیف‌های آن صورتحساب خطا داشته‌اند؛ خطای ردیف‌ها در همان فهرست بالاتر آمده است. رایج‌ترین موارد:

• ستون نرخ مالیات (%) خالی است؛ نرخ را (مثلاً ۱۰) بنویسید.
• ساعت صدور در ردیف اول هر صورتحساب خالی است؛ ساعت را به شکل ۱۲:۰۰ بنویسید.
• تعداد صفر است، یا تخفیف از مبلغ ردیف بیشتر است.

فایل را اصلاح و دوباره بارگذاری کنید.

• پیش‌نمایش تا یک ساعت معتبر است و فقط در همان مرورگر؛ فایل را دوباره بارگذاری کنید.
• پیش از «ثبت پیش‌نویس»، تیک «عنوان رسمی، شرح، نرخ‌ها و هشدارهای شناسه‌ها را بررسی و تأیید کردم» را بزنید.

فایل‌های بزرگ در پس‌زمینه پردازش می‌شوند و معمولاً چند ثانیه تا چند دقیقه طول می‌کشد. می‌توانید صفحه را ببندید و بعداً از مرکز پردازش برگردید. اگر بیش از ۱۵ دقیقه وضعیت تغییر نکرد، تیکت بزنید و نام فایل را بنویسید. اگر وضعیت «نیازمند اصلاح» شد، پیام خطا را بخوانید، فایل را اصلاح و دوباره بارگذاری کنید.

برای فایل‌هایی که ستون‌هایشان با قالب واسط فرق دارد (مثل خروجی سپیدار، هلو یا محک):

1. در اکسل دلخواه نوع اطلاعات را انتخاب و فایل را بارگذاری کنید.
2. واسط ستون‌ها را از روی عنوانشان حدس می‌زند؛ همهٔ نگاشت‌ها را یک‌به‌یک بررسی کنید؛ مخصوصاً «شناسهٔ کالا» و «نرخ مالیات» جابه‌جا نشده باشند.
3. برای فیلدی که در فایل نیست، «مقدار ثابت» بگذارید (مثلاً نرخ ۱۰ یا نوع صورتحساب ۱).
4. نام الگو را بنویسید و ذخیره کنید؛ دفعهٔ بعد همین فایل‌ها بدون نگاشت دوباره وارد می‌شوند.

در صفحهٔ پیش‌نمایش یا نگاشت، «واحد مبلغ‌ها در فایل» را روی تومان بگذارید تا مبالغ ×۱۰ و به ریال تبدیل شوند. در سامانهٔ مؤدیان همهٔ مبالغ ریالی است.

در صفحهٔ پیش‌نمایش:

• خانه‌های قرمز خطا و زرد هشدار دارند؛ مقدار را همان‌جا عوض کنید و «بررسی دوباره» را بزنید.
• یا «دانلود ردیف‌های مشکل‌دار» را بزنید، در اکسل اصلاح و دوباره بارگذاری کنید.
• ردیف‌های سالم با «ثبت ردیف‌های آماده» ثبت می‌شوند و ردیف‌های خطادار منتظر می‌مانند.

پیام «در همین فایل تکرار شده است» یعنی همان خریدار یا کالا دو بار در فایل آمده است.

فروش‌هایی که از واسط ارسال شده خودکار در گزارش می‌آیند. برای خریدها یا فروش‌هایی که از جای دیگر ارسال شده، خروجی کارپوشه (اکسل یا PDF) را در همان صفحه بارگذاری کنید. فایل تکراری یا دوره‌ای که قبلاً وارد شده را دوباره اضافه نکنید. این گزارش برای کنترل است و جای اظهارنامهٔ رسمی را نمی‌گیرد.

فایل بانک یا شرکت پرداخت باید ستونی داشته باشد که نوع تراکنش (خرید، برگشت، کارمزد) را مشخص کند. اگر فایل شما چنین ستونی ندارد، از پنل بانک خروجی کامل‌تر («گزارش تراکنش‌ها» با همهٔ ستون‌ها) بگیرید، یا با «ستون‌ها خودکار پیدا نمی‌شود؟ الگو بسازید» ستون‌ها را دستی مشخص کنید.

• برای هر فیلد فقط یکی از ستون‌های فایل را انتخاب کنید و یک ستون را برای دو فیلد انتخاب نکنید.
• اگر فایل ستون «وضعیت» یا «نوع» ندارد، آن فیلد را روی «ستونی انتخاب نشده» بگذارید.

اگر با وجود این پیام برطرف نشد، تصویر صفحهٔ نگاشت را در تیکت بفرستید.

در صورتحساب‌ها فیلتر دلخواه (سال، فصل، ماه، وضعیت، موضوع) را بگذارید و «خروجی اکسل» را بزنید. برای انتخاب فصل یا ماه، اول سال را انتخاب کنید.

یعنی فروش ثبت‌شده برای آن کالا از خرید ثبت‌شده بیشتر است. معمولاً خرید یا موجودی اول دوره ثبت نشده است. ورود کالا (خرید / موجودی اولیه) را ثبت کنید یا ثبت اشتباه را با «برگشت این ثبت» اصلاح کنید. استفاده از انبار اختیاری است و روی ارسال صورتحساب اثری ندارد.

1. در صفحهٔ صدور با ربات بله شرکت را انتخاب و «گرفتن کد اتصال» را بزنید (کد ۱۵ دقیقه اعتبار دارد).
2. در بله برای ربات /start و کد را بفرستید.
3. فاکتور را به‌صورت متن، پیام صوتی یا عکس بفرستید و «ثبت پیش‌نویس» را بزنید.

ربات فقط پیش‌نویس می‌سازد؛ ارسال به سامانه همیشه از پنل و با تأیید شما انجام می‌شود. اگر خریدار را نگویید، صورتحساب نوع دوم ساخته می‌شود.

در این حالت می‌توانید شرکت، خریداران و پیش‌نویس‌ها را آماده کنید، اما ارسال رسمی بسته است. از صفحهٔ پلن‌ها پلن مناسب را درخواست کنید؛ پس از هماهنگی، حساب فعال می‌شود. اگر پرداخت کرده‌اید و هنوز فعال نشده، تیکت با موضوع «اشتراک و پرداخت» بزنید.

فهرست پلن‌ها و امکانات هر کدام در صفحهٔ پلن‌ها آمده است. روی پلن موردنظر «درخواست» بزنید؛ کارشناس برای اعلام تعرفه و فعال‌سازی با شما هماهنگ می‌کند.

هر چه دقیق‌تر بنویسید، پاسخ سریع‌تر می‌رسد:

• در کدام صفحه بودید و چه دکمه‌ای را زدید؟
• متن کامل پیام خطا (یا تصویر صفحه) را پیوست کنید.
• شمارهٔ صورتحساب، نام شرکت یا نام فایل اکسل را بنویسید.
• اگر فایل اکسل مشکل دارد، همان فایل را پیوست کنید (اطلاعات حساس را می‌توانید حذف کنید).

کلید خصوصی و گذرواژه را هرگز در تیکت ننویسید.

خیلی خوشحال می‌شویم! تیکت تازه با موضوع «پیشنهاد و انتقاد» بزنید و بنویسید چه کاری را می‌خواهید راحت‌تر انجام دهید. پیشنهادهای پرتکرار در اولویت توسعه قرار می‌گیرند.